Consultant depuis un moment maintenant, il m’arrive régulièrement de travailler pour plusieurs clients en simultané.
Ces missions effectuées en parallèle demandent une grande attention et, surtout, nécessitent un temps de gestion très important.
J’ai décidé d’écrire cet article afin de vous présenter plusieurs méthodes que j’utilise au quotidien et qui me permettent d’optimiser mon temps et mon travail en général.
J’espère que cela pourra aider certains d’entre vous qui se sentent débordés ou qui ont du mal à faire face à ce genre de situation.
Lorsque l’on n’est pas habitué, le fait d’effectuer plusieurs activités en même temps (sur des sujets et problématiques parfois très différentes) peut être un véritable piège à productivité. En effet, les chances sont grandes de se laisser absorber par sa première tâche et de s’y consacrer à 100%, en délaissant la seconde. Et c’est là le véritable problème : chaque mission ou tâche peut nécessiter toute notre attention, quelle que soit sa difficulté ou sa complexité. C’est pourquoi il est important de savoir (et d’apprendre) à compartimenter son attention tout au long de la journée.
Lorsque l’on parle de productivité, il y a deux grandes écoles. Certains vous diront qu’ils aiment tout mener de front, tandis que d’autres préféreront aménager des plages horaires pour chacune de leurs activités.
Quoi qu’il en soit, une chose est certaine : notre cerveau ne fonctionne pas de manière optimale lorsqu’il s’agit de gérer plusieurs tâches en simultané. Dans la mesure du possible il est donc important de diviser son temps pour éviter de devoir être multitâches et ainsi gagner en productivité.
Comme le dit le proverbe « Qui chasse deux lièvres n’en prend pas un ».
Dans cette optique, différentes méthodes ont vu le jour au fil des années pour nous aider à prioriser. Parmi les plus connues, nous pouvons citer :
- La technique Pomodoro, qui consiste à travailler non-stop pendant 25 minutes sur une tâche avant de prendre une courte pause de 5 minutes environ et de repartir sur une autre session de 25 minutes et ainsi de suite.
- La matrice Eisenhower, regroupant les actions à effectuer sous quatre catégories : importantes et urgentes, importantes mais pas urgentes, non importantes mais urgentes ou encore non importantes et non urgentes.
- La méthode “Getting Things Done” qui découpe en 5 paliers les missions / tâches : collecter, traiter, organiser, réviser ou encore agir.
De manière générale, peu importe la méthode choisie, il est important d’organiser son temps de manière pragmatique.
Voici selon moi plusieurs actions à mettre en place dès maintenant si vous souhaitez optimiser votre temps et améliorer votre productivité :
Aménager des plages horaires dédiées à chaque sujet
Il est important de s’imposer l’organisation d’un planning journalier et hebdomadaire. Prévoyez les plages horaires dédiées à tel ou tel sujet et respectez-les.
Avoir de la visibilité sur son emploi du temps est primordial, cela permet avant tout d’être productif. Vous ne perdrez ainsi plus de temps à vous demander si oui ou non vous pouvez insérer de nouvelles tâches dans votre liste du jour. Cela vous permettra également d’identifier clairement les moments où vous pouvez vous poser sur des sujets ou encore ceux où vous pourrez accepter de nouvelles demandes.
Pendant ces moments dédiés à un projet particulier, pensez à couper vos mails et votre portable. Si vous avez peur de rater des demandes importantes, posez-vous les questions suivantes :
- Combien de mails d’une priorité absolue recevez-vous par jour ?
- Combien de mails ne vous concernant pas directement ou traitant de sujets qui ne réclament pas votre attention recevez-vous par jour ?
- Combien de temps pensez-vous perdre à faire la navette entre vos messages privés, vos messages professionnels, les coups de fils publicitaires et les mails « spams » ou non-urgents ?
- Combien de fois vous êtes-vous senti dépassé en voyant que vous receviez 12 mails pendant que vous étiez en train de finaliser une tache ?
Maintenant, essayez de calculer la probabilité qu’un mail d’une priorité absolue arrive pendant les 25 minutes où vous faites un focus projet. Vous verrez qu’elle est proche de zéro. Vous pouvez donc déculpabiliser et vous concentrer sur l’essentiel, le contenu de vos missions !
Avoir une liste de tâches claire
Dans la même lignée que le point précédent, il est très important de définir ses objectifs pour chaque mission / plage horaire et d’y associer une liste de tâches vous permettant de les réussir. Cela vous aidera à conserver une vision claire de votre avancement pour chaque mission, ainsi qu’à ajuster votre planning au jour le jour en fonction de celui-ci et des besoins complémentaires éventuels de vos clients.
Avez-vous déjà entendu parler de la métaphore de la jarre ?
Les auteurs de « La 25e heure » ont repris, à juste titre, une métaphore évoquée par Stephen Covey dans son best-seller « The 7 Habits of Highly Effective People ». Elle s’intitule : la métaphore de la jarre. Dans celle-ci, la jarre représente notre journée, les grosses pierres équivalent aux actions à forte valeur ajoutée, les cailloux aux petites tâches, tandis que le sable symbolise les choses à faible valeur ajoutée.
L’objectif : mettre le maximum de choses à l’intérieur de cette fameuse jarre.
En commençant par le sable, vous aurez beaucoup de difficultés à faire rentrer l’ensemble des éléments. Mais en débutant stratégiquement par les grosses pierres, puis par les cailloux et en finissant par combler avec le sable, vous verrez que l’exercice s’avèrera beaucoup moins périlleux.
Il en va de même avec l’organisation de vos journées ! Hiérarchisez vos tâches, vous pourrez ainsi vous lancer immédiatement sur celles qui sont primordiales, maximiser le potentiel de votre journée et être satisfait du travail accompli.
Ne pas disperser son attention : un sujet à la fois
Face aux demandes et mails envoyés par un client, la tentation peut être grande de répondre dans la foulée. Grave erreur.
Si vous vous êtes réservé 2 heures ce matin pour travailler sur le sujet A, ne vous laissez pas distraire par le client B à moins d’une extrême urgence. Nous avons tendance à croire avec l’évolution des technologies que tout doit avoir une réponse / réaction instantanée, mais ce n’est pas le cas. La prochaine fois que votre client vous enverra un mail alors que vous ne travaillez pas sur son sujet, demandez-vous : “Est-ce que cela change quelque chose pour lui ou son activité s’il ne reçoit pas une réponse immédiate, mais dans 1h ?”.
Prenez aussi le temps d’analyser rapidement le temps qu’a mis votre client pour vous répondre, cela vous aidera à juger de la priorité du sujet. Si celui-ci a répondu à votre mail en moins d’une heure, prêtez attention à son retour dans la demi-journée. À contrario, si votre dernier envoi date de cinq jours, vous pouvez légitimement vous accorder un petit délai.
S’en tenir à la méthode qui nous convient le mieux
Aucune méthode n’est infaillible et aucun outil ne pourra être apprécié par tout le monde, c’est pourquoi il est important de prendre le temps de trouver ce qui vous correspond le mieux. Être efficace en multimissions nécessite une certaine rigueur dans le fait de compartimenter son attention. Laissez-vous toujours une marge de manœuvre, prévoyez du temps pour vous permettre de gérer les imprévus et gardez en tête qu’à l’impossible nul n’est tenu !
À titre d’exemple, de mon côté, j’ai choisi d’appliquer la méthode Pomodoro. Je découpe ainsi mon temps en sous-créneaux de 25 minutes avec 5 minutes de pause entre chacun d’entre eux. En identifiant en priorité les rendez-vous et réunions déjà planifiés, je détermine les moments de la journée auxquels je pourrais me consacrer aux « grosses briques » à effectuer. Cela me permet aussi de garder une flexibilité pour les tâches « passives » qu’il faut par exemple déléguer.
En complément, j’utilise également une application que je développe depuis près de deux ans avec mon collaborateur Benjamin Arias : tikki.
Nous avons commencé à travailler sur tikki car nous nous sommes rendu compte qu’il n’existait pas vraiment de solution tout-en-un dédiée aux freelances et répondant parfaitement à nos attentes. Celle-ci permet de gérer l’ensemble de son activité (de la prospection à la facturation) et, dans notre cas, l’organisation des projets et missions.
Nous avons fait en sorte que chaque utilisateur puisse avoir une vision claire de son avancement pour chaque mission, afin qu’il puisse s’organiser et gérer son temps au mieux.
J’espère que cet article vous aura éclairé sur les différentes méthodes d’organisation du travail, à bientôt !
